Hexaconnect, la solution maison connectée du groupe Hexaom : politique de confidentialité

HEXACONNECT – Politique de Confidentialité
CONFIDENTIEL
1 V1 - Avril 2021
Politique de Confidentialité
Une application développée par HEXAOM.
La société HEXAOM SERVICES (ci-après « Hexaom » ou « nous ») exploite l’Application mobile HEXACONNECT (ci-après l’ « Application »), une application de domotique permettant à ses utilisateurs de contrôler les appareils électroniques de leur domicile.
Dans le cadre de la fourniture de nos Services en relation avec l’Application, nous sommes amenés à collecter des données à caractère personnel des Administrateurs et des Utilisateurs autorisés de l’Application.
Pour Hexaom, la protection des données à caractère personnel des Utilisateurs et le respect de leur vie privée sont des valeurs primordiales. C’est la raison pour laquelle nous avons élaboré la présente politique de confidentialité des données personnelles (ci-après la « Politique ») pour faire preuve de transparence sur la façon dont nous collectons et utilisons vos données et pour vous informer sur vos différents droits. La présente Politique complète et fait intégralement partie des Conditions Générales d’Utilisation. A l’exception de ceux définis dans le présent préambule, les termes commençant par une majuscule utilisés dans la Politique ont la signification qui leur a été donnée dans les Conditions Générales d’Utilisation.
Pour plus de clarté vous trouverez ci-dessous le sommaire de la Politique.
Sommaire
1. QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?
2. QUELS SONT NOS ENGAGEMENTS ?
3. POURQUOI UTILISONS NOUS VOS DONNÉES ET COMBIEN DE TEMPS LES CONSERVONS NOUS ?
4. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS UTILISONS ?
5. QUELLES SONT LES MESURES PRISES POUR ASSURER LA SÉCURITÉ DES DONNÉES ?
6. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNÉES ?
7. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES ?
8. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

1. QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?
La société HEXAOM SERVICES (située 2 route d’Ancinnes, 61001 ALENCON, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Alençon sous le numéro 793 531 823) est responsable de traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs de l’Application.
o Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ? Une donnée à caractère personnel – ou une donnée personnelle – est une information permettant de vous identifier, directement ou indirectement ; il peut s’agir de votre nom, de votre prénom, de vos adresses postale et électronique, ainsi que de vos données de navigation.
o Qu’est-ce qu’un responsable de traitement ? C’est la personne ou l’organisme qui décide de traiter vos données personnelles et détermine pourquoi et comment les utiliser.

2. QUELS SONT NOS ENGAGEMENTS ?
Hexaom traite l’ensemble de vos données personnelles, selon les termes de cette Politique et conformément à la législation applicable. Plus particulièrement, Hexaom s’engage à ce que les données collectées soient :
▪ Traitées de manière loyale, licite et transparente,
▪ Utilisée conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées,
▪ Conservées de manière à assurer leur sécurité et leur confidentialité,
▪ Mises à jour aussi régulièrement que possible.
Hexaom conserve vos données personnelles pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation que nous appliquons sont détaillées à l’article 3 ci-dessous.
Hexaom s’engage à ce que vos droits soient respectés conformément à l’article 7 ci-dessous.

3. POURQUOI UTILISONS NOUS VOS DONNÉES ET COMBIEN DE TEMPS LES CONSERVONS NOUS ?
Afin de simplifier la présentation des caractéristiques des différents traitements mis en œuvre, nous les avons regroupées dans le tableau ci-dessous qui présente, pour chaque finalité, la base légale retenue, ainsi que la durée de conservation correspondante.
o Qu’est-ce qu’une finalité ? C’est l’objectif principal de l’utilisation de vos données.
o Qu’est-ce qu’une base légale ? C’est le fondement sur lequel repose l’utilisation de vos données pour être licite.
o Qu’est-ce qu’une durée de conservation ? C’est la durée pendant laquelle nous avons besoin d’utiliser vos données en relation avec la finalité poursuivie, à moins que la loi nous permette ou nous impose de les conserver plus longtemps.

Finalité
Mise à disposition des Services Hexaconnect
- L’accès à l’état des Equipements de l’Habitat ;
- Le contrôle à distance des Equipements ;
- L’accès et le contrôle des scenarii d’actions(avec ou sans géolocalisation) ;
- L’accès aux pièces de vie de l’Habitat et à leur descriptif.
Base légale
• Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de mise à disposition des Services
• Si vous choisissez d’avoir recours au service de géolocalisation pour le contrôle des scenarii d’action, le traitement de vos données de géolocalisation sera fondé sur votre consentement.
Durées de conservation
• Les données sont conservées pendant la durée des Services souscrits ou jusqu’à leur résiliation le cas échéant.
• Si vous choisissiez d’avoir recours au service de géolocalisation pour le contrôle des scenarii d’action, vos données de géolocalisation seront conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou pendant la durée des Services souscrits le cas échéant.
• Les données techniques de connexion à l’Application, de suivi du pilotage et de l’état des Equipements et celles liées au statut de connexion feront l’objet d’une conservation plus restreinte et seront supprimées 90 jours après leur collecte.

Finalité
• La gestion et le suivi des relations avec les Utilisateurs de l’Application :
- Inscription et création d’un compte Administrateur sur l’Application ;
- Gérer nos relations suivant les conditions générales d’utilisation qui nous lient ;
- Gestion du service client (SAV, accompagnement prise en main).
Base légale
Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de mise à disposition des Services
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée des Services souscrits ou jusqu’à leur résiliation le cas échéant.

Finalité
• La gestion des notifications affichées dans l’Application
Base légale
Traitement fondé sur notre intérêt légitime lorsque vous êtes Utilisateur de l’Application à vous adresser par voie de notifications affichées dans l’Application des informations concernant les nouvelles compatibilités disponibles d’équipements, les mises à jour et des communications concernant des produits ou services relatifs à la Domotique ou à l’Habitat.
Durées de conservation
Les données nécessaires à la gestion des notifications sont conservées pendant 90 jours à compter de leur collecte.

Finalité
• Gestion du précontentieux et du contentieux Base légale
Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.
Durées de conservation
Vos données sont conservées pendant la durée du contentieux et des prescriptions qui y sont liées.

Finalité
• Amélioration de nos services : réalisation d’enquêtes de satisfaction.
Base légale
Traitement fondé sur notre intérêt légitime à connaitre votre satisfaction quant à la pertinence du contenu de l’Application et à l’améliorer le cas échéant.
Durées de conservation
Vos données seront conservées pendant la durée des Services souscrits ou jusqu’à leur résiliation le cas échéant.

Finalité
• Respect de nos obligations légales. Base légale
Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale.
Durées de conservation
Vos données seront conservées pendant la durée conforme aux obligations légales ou aux délais prévus par la loi.
A l’issue de ces périodes de conservation, nous pouvons être amenés à conserver vos données plus longtemps afin de respecter une obligation légale à laquelle nous serions assujettis ou de prévenir tout contentieux. Dans ce cas, vos données sont archivées dans une base de données distincte dont l’accès est sécurisé et limité au personnel strictement habilité, pour des durées de prescriptions légales conformes aux dispositions du Code Civil ou du Code de Commerce (ex : 5 ans en matière commerciale ou 10 ans en matière comptable), avant leur suppression ou anonymisation définitive.

4. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS UTILISONS ?
Afin de poursuivre les finalités citées ci-dessus, nous pouvons notamment être amené à collecter les données suivantes vous concernant. Il s’agit des données que vous renseignez directement lors de la création du compte Administrateur :
- Nom, prénom,
- Numéro de téléphone,
- Adresse mail.
Nous pouvons également collecter des données suivant votre utilisation et la manière dont vous configurez l’Application et les scenarii. Il peut notamment s’agir des données suivantes :
- Adresse postale,
- Caractéristiques du domicile,
- Adresses mail pour les accès secondaires,
- Habitudes de vie, suivant la configuration de l’Application,
- Situation familiale, suivant le réglage des accès secondaires,
- Identifiants des Utilisateur,
- Adresses IP de connexion,
- Géolocalisation, si vous souhaitez activer cette option.

5. QUELLES SONT LES MESURES PRISES POUR ASSURER LA SÉCURITÉ DES DONNÉES ?
Hexaom prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite la perte ou l’altération accidentelle ou encore la divulgation ou l’accès non autorisée. Pour ce faire, des mesures techniques (ex. pare-feu, antivirus, chiffrement,sauvegardes), organisationnelles (système d’identifiant et de mot de passe, charte informatique) et physiques (alarmes, alertes) sont mises en place.
6. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNÉES ?
o Les membres de nos équipes
Vos données personnelles ne sont accessibles qu’aux personnes de nos services qui sont habilitées, de par leur fonction, à les traiter. Elles peuvent également être transmises aux services habilités de la société HEXAOM (RCS ALENCON 095 720 314), tel que le service Direction Technique.
o Nos sous-traitants
Elles sont également transmises à nos prestataires externes, agissant pour notre compte, comme ceux intervenants dans la gestion du stockage des données, de la maintenance et de l’accompagnement à distance pour le service SAV et Prise en Main. Nous nous assurons que ces derniers présentent les garanties nécessaires au respect de la sécurité et de la confidentialité de vos données.
o Autres organismes
Nous pouvons également être amenés en vertu d’une obligation légale à transmettre vos données personnelles à une autorité administrative ou à un organisme public habilité (ex. administration fiscale ou autre).

7. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES ?
o Vos droits
Vous disposez de nombreux droits quant à vos données et l’usage qui en est fait. Vous pouvez demander l’accès, la rectification, ou le cas échéant l’effacement de vos données. Il vous est également possible, dans certain cas, de vous opposer au traitement de vos données ou d’en demander la limitation.
Vous pouvez aussi nous demander à ce que les données que vous nous avez communiquées vous soient remises, dans un format structuré et lisible sur une machine, c’est ce que l’on appelle le droit à la portabilité.
Dans un autre registre, vous pouvez également établir des directives (générales ou particulières) quant au sort de vos données après votre décès, et enregistrer ces directives auprès d’un tiers de confiance certifié par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Pour plus d’information sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL. Dans le cas où vous estimeriez que nous ne respectons pas vos droits ou nos obligations, vous pouvez effectuer une réclamation auprès de la CNIL.
o Comment les exercer ?
Vous pouvez exercer vos droits ou nous poser toute question concernant le traitement de vos données personnelles en contactant :
- Notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@hexaom.fr.
Nous nous engageons à traiter vos demandes dans les meilleurs délais, conformément aux lois applicables.

8. MODIFICATION DE LA POLITIQUE Cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment, en vue notamment de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique.
Date de dernière mise à jour : 23/04/2021